KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó – nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết trình trong kinh doanh là: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị … Nói: Chuyện trò, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ Hành động :Ngôn ngữ cử chỉ, hành động Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ không bao gồm các chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói đến là: • Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt • Tổ chức cuộc họp 1- Giới thiệu sản phẩm và bán hàng 1.1- Các đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả - Có mục đích/chức năng rõ ràng: Trước khi tiến hành giới thiệu về sản phẩm hoặc bán hàng, mục đích/chức năng của bài thuyết trình cần phải được đặt ra. Điều này sẽ bảo đảm một cơ hội tốt hơn nhằm đạt được hiệu quả thuyết trình. Có bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu. 1. Chức năng thông báo: Cung cấp thông tin về sản phẩm dịch vụ và các vấn đề liên quan. 2. Chức năng thuyết phục: Nhằm đạt tới kết quả bắt buộc người nghe phải nghe theo 3. Chức năng kiểm sót: Nhằm bảo đảm rằng bài giới thiệu phải đi theo đúng chức năng hoặc mục đích 4. Chức năng kết hợp: Kết hợp các chức năng trên với nhau vì mục tiêu chung của bài trình bày. Bất kỳ bài giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng nào đều phải có ít nhất một trong các chức năng chủ yếu trên hoặc một chức năng chủ yếu và kết hợp với các chức năng thứ yếu khác nữa. - Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo càng tăng sức thuyết phục. Một trong những nguyên tắc cơ bản là “không phải tình bày những gì bạn muốn mà trình bày những gì họ muốn nghe”. Mặc dù chủ đề bài phát biểu hay hoặc dở, thì người phát biểu lúc nào cũng phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị”. Được chuẩn bị sẽ giảm được mức độ sợ hãi. - Nội dung: Nội dung của bất kỳ bài phát biểu nào cần phải theo thứ tự logic. Hơn thế nữa, bài phát biểu phải được trình bày một cách rõ ràng với thông tin đầy đủ. Điều đó sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe và hiểu được ý của người trình bày. Để có thể đạt được những khả năng đó, thì việc chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Nội dung sẽ bao gồm 3 phần và chia thời gian bài phát biểu theo tỷ lệ. Đó là: + Giới thiệu - Mục đích phát biểu - Tạo nên sự hòa hợp - Giới thiệu chủ đề bài phát biểu + Trình bày các điểm chính: Các điểm chính với chi tiết giải thích hoặc tương phản + Hiển thị dưới dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày. Trình bày những bức ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, ….sẽ có kết quả tốt. Một bức ảnh có thể nói hàng nghìn từ. Lợi ích chính của các giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải những thông tin kinh doanh sẽ giúp cho người nghe/người đọc hiểu và nhớ hơn. Chỉ cần nhìn liếc qua mọi thông tin về quá khứ, hiện tại và tương lai sẽ được phân tích nhanh chóng. + Kết thúc trình bày: - Nhắc lại mục đích và khuyến khích - Tìm tất cả các điểm chính. 1.2- Các đặc điểm của một người thuyết trình tốt • Thể hiện tính cách cá nhân - Hòa hợp với người nghe. - Liên lạc bằng mắt với người nghe. - Thể hiện sự tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói…. - Có khả năng trả lời câu hỏi: Trả lời mọi câu hỏi đặt ra có liên quan đến nội dung trình bày và không bao giờ nói “không biết” khi bị hỏi. • Kiểm sót được giọng nói và các yếu tố tương tác - Kiểm sốt giọng nói: Người trình bày có thể tuỳ theo diễn biến của nội dung mà sử dụng các cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhau nhằm nhấn mạnh nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người nghe. - Sử dụng microphone - Đón trước được phản ứng: Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đón trước được các