TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG
CỦA NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁODỤC
Chương III, Mã học phần: GD051 (1+1)

 


ThS.Phạm Phúc Tuy
Trường ĐH Thủ Dầu Một – Bình Dương
ĐT: 0903 784 014
Email: tuypp@tdmu.edu.vn
Website: phuctuy.violet.vn
Thảo luận
+ Nhóm 1: Tình huống 1
+ Nhóm 2: Tình huống 2
+ Nhóm 3: Tình huống 3
+ Nhóm 4: Tình huống 4

Nội dung Chương III:TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG QUẢN LÝ TRONG BỘ MÁY QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG

1. Ý nghĩa của tổ chức khoa học lao động quản lý trong bộ máy nhà trường:
2. Nội dung tổ chức khoa học lao động quản lý trong bộ máy nhà trường
2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý
2.2 Công tác định mức lao động trong nhà trường
2.3 Phân công công tác trong nhà trường
2.4 Điều hành hoạt động của nhà trường một cách khoa học
2.5. Xây dựng tốt môi trường công tác và tổ chức khoa học nơi làm việc
2.6 Xây dựng và đổi mới hệ thống thông tin quản lý trong nhà trường


1. Ý nghĩa của tổ chức khoa học lao động quản lý trong bộ máy nhà trường

+ Tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của CB.GV.CNV.
+ Sử dụng hiệu quả biên chế, góp phần tinh giản bộ máy quản lý.
+ Phát huy được khả năng và trình độ chuyên môn của CB.GV.CNV, sử dụng hiệu quả thời gian làm việc.
+ Tạo điều kiện thuận lợi trong khi làm việc, giúp CB.GV.CNV tránh khỏi những yếu tố có hại cho sức khỏe.
+ Thúc đẩy những thuộc tính tâm lý lành mạnh của cá nhân và tập thể; tạo và phát triển bầu không khí tâm lý lành mạnh hài hòa.
+ Giám sát chặt chẽ hoạt động của nhà trường - thực hiện tốt chức năng dạy học và giáo dục.
2. Nội dung tổ chức khoa học lao động quản lý trong bộ máy nhà trường
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý
+ Công tác định mức lao động trong nhà trường
+ Phân công công tác trong nhà trường
+ Điều hành hoạt động của nhà trường một cách khoa học
+ Xây dựng môi trường công tác và tổ chức khoa học nơi làm việc
+ Xây dựng và đổi mới hệ thống thông tin quản lý trong nhà trường

2. Nội dung tổ chức khoa học lao động quản lý trong bộ máy nhà trường

2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý
+ Cơ cấu tổ chức của nhà trường là tổng thể các bộ phận trong đó:
- có sự phân công quyền hạn, trách nhiệm
- qui định mối quan hệ qua lại ràng buộc lẫn nhau
- nhằm thực hiện các hoạt động quản lý nhất định trên cơ sở chức năng và quyền hạn của cơ quan.
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý là xây dựng cơ cấu tổ chức:
- gọn nhẹ, khoa học,
- có sự phân công cụ thể rõ ràng về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ giữa các bộ phận
- nhằm đảm bảo cho tổ chức hoạt động nhịp nhàng, đồng bộ, không chồng chéo, trùng lắp chức năng giữa các bộ phận.
Yêu cầu:
+ Phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường.
+ Cần xây dựng qui chế làm việc của các bộ phận.
+ Yêu cầu cơ bản: cơ cấu TC gọn nhẹ, bao quát, không bỏ sót chức năng -
- Qui định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi CB.NV.
- Qui định rõ mối quan hệ công tác: trực thuộc ai, trực thuộc vấn đề nào, phối hợp công tác với ai…
- Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi CB.GV.CNV phải tương đương nhau.
- Phân công nhiệm vụ phù hợp với phẩm chất, năng lực.
- Hài hoà giữa trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo tính hiệu quả khi thực thi nhiệm vụ.
- Cần làm cho cấp dưới nhận thức sự cần thiết công việc, sẵn sàng nhận và hoàn thành nhiệm vụ, nỗ lực, sáng tạo trong công việc.
+ Thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân nghiêm ngặt. Chống:
- muốn có nhiều quyền hạn mà không chịu trách nhiệm,
- không muốn có quyền hạn để không phải gánh chịu trách nhiệm.

2.2 Công tác định mức lao động
trong nhà trường

Định mức lao động trong nhà trường là việc qui định số lao động và thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành một công việc cụ thể hay một loại công việc nào đó.
Định mức lao động là cơ sở để:
+ Xác định nhu cầu biên chế.
+ Đánh giá chính xác kết quả lao động, công tác của từng CB.GV.CNV, từng bộ phận.
+ Kích thích CB.GV.CNV hăng say công tác, nâng cao tinh thần tự giác và ý thức trách nhiệm.
+ Dự trù được các chi phí cho công tác của nhà trường.
+ Có cơ sở để cải tiến công tác, nâng cao năng suất lao động.
Để định mức lao động cần phải nghiên cứu cơ cấu thời gian làm việc của CB.GV.CNV.
+ Đối với những tiêu chuẩn có thể lượng hóa được: dùng phương pháp phân tích - tính tóan để xác định hao phí tổng cộng của việc thực hiện các công việc theo những tiêu chuẩn có căn cứ khoa học.
+ Đối với những tiêu chuẩn không lượng hóa được: dùng phương pháp phân tích khảo sát dựa trên cơ sở đánh giá các kết quả công việc.
Nhìn chung, công tác định mức lao động:
- Rất quan trọng nhằm thực hiện tốt tổ chức lao động, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý.
- Rất phức tạp, đòi hỏi nhiều công sức, đòi hỏi trình độ nhất định và điều kiện tồ chức - kĩ thuật nhất định
2.3 Phân công công tác trong nhà trường
2.3.1 Các cơ sở để phân công công tác trong nhà trường
+ Dựa vào chức năng và nhiệm vụ của nhà trường;
+ Tùy thuộc vào tổng khối lượng công việc, tính chất hoạt động quản lý và yêu cầu thực hiện các hoạt động đó.
+ Xuất phát từ biên chế và cơ cấu biên chế của nhà trường.
2.3.2 Các nguyên tắc để phân công công tác trong nhà trường
+ Đảm bảo không bỏ sót, không trùng lặp chức năng, nhiệm vụ
+ Chuyên môn hóa công tác
+ Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm
+ Phải hướng tới thực hiện mục tiêu với chi phí thấp nhất.
+ Tính liên quan và phụ thuộc lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ.
+ Tính thích ứng giữa chức trách và khả năng của CB.GV.CNV.
+ Phân công phải có tiêu chuẩn thích hợp cho từng công việc.
+ Nguyên tắc mô tả cụ thể
+ Xác định công việc một cách đúng đắn, hợp lý, không cứng nhắc khi giao việc.
+ Việc phân công cần nhằm vào hướng thúc đẩy nâng cao trình độ nghiệp vụ của từng người.
2.4 Điều hành hoạt động của nhà trường một cách khoa học
+ Điều hành theo kế hoạch
+ Điều hành bằng pháp luật, bằng các quy chế, nội quy
+ Điều hành bằng cách thường xuyên kiểm tra, đánh giá các hoạt động quản lý
+ Điều hành bằng củng có kỷ luật lao động, kỷ luật chuyên môn
2.4.1 Điều hành theo kế hoạch
Mọi công việc của nhà trường đều được kế hoạch hóa. Các bộ phận và cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ của mình đều lập kế hoạch công tác và làm việc theo kế hoạch đã đề ra. Xây dựng kế hoạch hoạt động của nhà trường bao gồm các công việc:
+ Thu thập tài liệu.
+ Lập các dự thảo kế hoạch.
+ Thảo luận các dự thảo kế hoạch.
+ Phê chuẩn và thông qua kế hoạch.
Tính chất của kế hoạch:
+ Tính hợp lý: nhiệm vụ, biện pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của nhà trường.
+ Tính hiện thực: thiết kế những hoạt động có tính khả thi.
+ Tính thống nhất: nội dung và các biện pháp phải có mối liên hệ chặt chẽ và thống nhất với nhau.
+ Tính tác nghiệp: ấn định rõ thời gian hoàn thành và chất lượng của từng công việc.
+ Tính linh hoạt: phải tính đến khả năng dẫn đến sự thay đổi của KH - dự trữ về tiềm năng đề đáp ứng nhu cầu thay đổi.
+ Tính kịp thời: chú ý thời điểm hoàn thành công việc. Sắp xếp CV hợp lý, đảm bảo thời gian để hoàn thành từng công việc.
+ Tính chi tiết cụ thể: phải thể hiện chi tiết cụ thể, rõ ràng, đảm bảo đầy đủ nội dung yêu cầu của từng công việc.
+ Tính tổng hợp: bao quát tổng hợp phạm vi QL của nhà trường.
2.4.2 Điều hành bằng pháp luật, bằng các qui chế, nội qui của nhà trường
- Mọi hoạt động của nhà trường phải tuân thủ theo pháp luật,
- Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của nhà trường đều phải hoạt động theo qui chế, nội qui.
- Các qui chế và nội qui của nhà trường phải phù hợp với các qui định của pháp luật.
- Phải xây dựng các văn bản qui định rõ các quyền và nghĩa vụ của mỗi CB.GV.CNV; những tiêu chuẩn để đánh giá công việc, đánh giá trách nhiệm của CB.GV.CNV.
- Để tiết kiệm thời gian lao động, tăng hiệu suất công tác của mỗi CB.GV.CNV, cần phân bố hợp lý thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể và phải xem xét toàn diện
2.4.3 Điều hành bằng việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá các hoạt động quản lý
Kiểm tra là quá trình thực hiện thông tin ngược nhằm tìm ra ưu điểm và khuyết điểm của hoạt động quản lý để điều chỉnh, loại trừ hoặc bổ sung những biện pháp cần thiết.
Công tác kiểm tra các hoạt động quản lý phải được tiến hành thường xuyên có định kì hoặc đột xuất.
Mỗi cán bộ quản lý, mỗi bộ phận đều phải tự kiểm tra và kiểm tra hoạt động của nhau.
Cần phải có sự kiểm tra từ bên ngoài, kiểm tra từ cấp trên. Tuy nhiên cần tránh sự kiểm tra chồng chéo làm mất thời gian và kém hiệu quả.
2.4.4 Điều hành bằng việc củng cố kỉ luật lao động, kỷ luật chuyên môn,
* Nguyên tắc sử dụng lợi ích:
+ Kết hợp lợi ích tập thể và cá nhân
+ Kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích
+ Kết hợp giữa trách nhiệm, kiểm tra, thưởng và phạt
+ Kết hợp giữa động viên vật chất và động viên tinh thần
+ Kết hợp giải quyết giữa vấn đề tư tưởng với vấn đế thực tế
+ Kết hợp giữa đề cao tinh thần cống hiến và thừa nhận lợi ích.
* Phương pháp sử dụng lợi ích:
+ Giữ chữ tín khi sử dụng lợi ích
+ Công bằng trong sử dụng lợi ích; trọng thưởng người có công
+ Có mức độ thích hợp khi sử dụng lợi ích
+ Coi trọng việc khích lệ, cổ vũ tinh thần
+ Quan tâm những lợi ích thiết thân của mọi người.

2.5. Xây dựng tốt môi trường công tác và tổ chức khoa học nơi làm việc

2.5.1 Xây dựng tốt môi trường công tác:Tổ chức lao động của tập thể cần chú ý đến
Phân công và hợp tác,
Phương pháp công tác, kỹ năng quản lý
Những điều kiện hoạt động của cá nhân, mối quan hệ với nơi làm việc và toàn bộ hoàn cảnh xung quanh.
Những yếu tố vật chất, điều kiện y tế, sinh hoạt xã hội, quan hệ giữa người và người trong tập thể đều ảnh hưởng đến tâm lý của con người, đến tổ chức lao động quản lý- cần được tổ chức và xây dựng cho phù hợp.
Tổ chức nơi làm việc cần tính đến
Yêu cầu chung và các đặc điểm của các loại lao động;
Trang bị và huấn luyện cách sử dụng các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công việc.
Tạo ra được môi trường công tác thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, mối quan hệ trong tập thể tốt đẹp, yêu thương, giúp đỡ nhau.
2.5.2 Tổ chức khoa học nơi làm việc
Tác dụng: + Tạo ra một tâm lý tích cực khi làm việc;
+ Tạo điều kiện làm việc phù hợp với tâm, sinh lý, giảm bớt sự căng thẳng, mệt nhọc.
* Tổ chức nơi làm việc khoa học nhằm tạo một không gian làm việc với những trang thiết bị cần thiết, được sắp xếp khoa học, phù hợp với đặc điểm của từng nơi làm việc.
+ Bố trí nơi làm việc khoa học là xác định vị trí đặt các nơi làm việc theo trình tự nhất định cho phù hợp với qui trình quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của nhà trường và của CB.GV và HS.
Trường có qui mô lớn:
- Nơi làm việc được bố trí theo dây chuyền đường thẳng, không ngược chiều hoặc không chồng chéo nhau.
- Các bộ phận và các nơi làm việc có quan hệ thường xuyên với nhau phải được bố trí gần nhau.
+ Trang bị đầy đủ phục vụ tốt công tác giảng dạy gồm:
- Trang thiết bị chính chủ yếu để thực hiện trách nhiệm như đồ dùng dạy học, tài liệu tham khảo, máy vi tính, máy ghi âm, máy in..;
- Trang thiết bị phụ cho nơi làm việc có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho họ trong khi làm việc tuỳ theo điều kiện cho phép;
- Dụng cụ văn phòng phẩm.
Tiến hành trang bị cho nơi làm việc cần đảm bảo các yêu cầu:
+ Trang bị đủ, đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ sử dụng thường xuyên ở nơi làm việc.
+ Trang thiết bị, máy móc, dụng cụ phải phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý, trình độ khoa học kĩ thuật và đặc điểm nghề nghiệp.
+ Sử dụng có hiệu quả thiết bị, máy móc và đổi mới trang thiết bị ngày một hoàn thiện hơn .
+ Mọi đồ dùng và tài liệu phải được sắp xếp ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
+ Bàn ghế, công cụ làm việc thích hợp với mỗi người, tạo tư thế thoải mái khi làm việc.
* Phục vụ tốt nơi làm việc: chuẩn bị, cung cấp cho nơi làm việc những thông tin, tư liệu, phương tiện làm việc một cách thường xuyên.
có 2 loại phục vụ: phục vụ kĩ thuật quản lý và phục vụ dịch vụ.
+ Phục vụ kĩ thuật quản lý tạo điều kiện trực tiếp cho CB.GV thực hiện công việc:
- Cung cấp tài liệu và những thông tin cần thiết,
- Sửa chữa, điều chỉnh các trang thiết bị, cung cấp các phương tiện làm việc;
- Trang bị và huấn luyện cách sử dụng và bảo quản các phương tiện kĩ thuật trong công việc.
+ Phục vụ dịch vụ cung cấp cho các nơi làm việc những dịch vụ cần thiết tạo điều kiện tốt cho CB.GV.CNV làm việc như nước uống, làm vệ sinh, bảo quản các trang thiết bị phụ.
Phục vụ tốt nơi làm việc cần chú ý:
+ Cải thiện điều kiện lao động,
+ Giữ vững và nâng cao khả năng làm việc, sức khỏe của CB.GV.CNV, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, tính sáng tạo của họ trong hoạt động.
2.6 Xây dựng và đổi mới hệ thống thông tin quản lý trong nhà trường
Để có quyết định đúng và TCKHLĐQL tốt, Hiệu trưởng cần xây dựng đổi mới hệ thống bảo đảm thông tin quản lý. Chú ý các khâu:
- Xây dựng và tổ chức nguồn tin
- Tổ chức thu thập thông tin và truyền tin
- Phân tích xử lý thông tin
- Lưu trữ thông tin
Yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý: tập trung, thống nhất về mục tiêu, kế hoạch, bảo đảm thông suốt từ các bộ phận đến hệ thống toàn trường.
Hệ thống thông tin quản lý phải phục vụ tốt nhất cho người Hiệu trưởng:
- Bảo đảm thông tin chính xác, không tùy tiện, xuyên tạc sự thật,
- Phải xác định thông tin tối cần thiết, không rườm rà, bảo đảm tối đa tính chính xác,
- Được phân tích, xử lý khách quan, khoa học, xem xét toàn diện các khả năng, các phương án.
Cần lưu ý xây dựng các phương tiện thu thập, xử lý thông tin, phổ biến và lưu trữ thông tin:
+ Các biểu mẫu báo cáo có tính khoa học.
+ Hệ thống công văn lưu trữ.
+ Hệ thống hồ sơ sổ sách về các mặt của nhà trường, sách vở, thiết bị, hồ sơ cán bộ một cách khoa học.
+ Các bảng thông báo, các chỉ thị, các bảng tin trong nhà trường.
Các bảng này phải được trình bày một cách khoa học, thẩm mỹ, có sức hấp dẫn đối với CB.GV.CNV và bố trí ở địa điểm thích hợp.
+ Hệ thống truyền tin bằng phương tiện âm thanh và hình ảnh cũng phải được lưu ý.